Отчетные документы для командировочных

Каждый работник предприятия, по возвращении из командировки, должен отчитаться перед начальством за все выполненные им задачи. А для этого необходимо предоставить соответствующие документы - в первую очередь, счета из гостиницы. Это правило является обязательным для каждого работника организации.

Сотрудник, находясь временно в другом городе, решает важные проблемы для компании. В связи с этим, он должен заботиться о месте своего пребывания. В то же время следует оставаться в таком районе города, где было бы удобно решать все дела предприятия. В этом случае лучшим вариантом является отель.

Какие документы из отеля работник должен предъявить начальству, чтобы подтвердить, что они находился там? Обычно это счет-фактура для оплаты проживания. Эта учетная запись содержит следующую информацию:

• об отеле;
• имя, дата, регистрационный номер формы;
• данные постояльца в отеле, которые указывают точную продолжительность пребывания;
• полная калькуляция - подтверждение стоимости проживания в гостинице;
• подпись ответственного лица и печать отеля.

Но для чего же необходимо оформление документов на проживание в гостинице? Разумеется, для того, чтобы предприятие возместило все расходы во время командировки. Конечно же, здесь речь идет только о расходов для работы - то есть, если например, работник, будучи в другом городе, посещал спа-салоны, дорогой ресторан, или сделал дорогостоящую покупку - то это только за собственный счёт.

Но что делать сотруднику фирмы, если в командировке он оставался не в гостинице, а у своих родственников или просто снимал комнату, без оформления оговора аренды? В таком случае он может обратиться в специализированные компании, которые занимаются оформлением отчетных документов из отеля. Такие услуги стоят вовсе не дорого, и поэтому, когда бухгалтерия компенсирует расходы - то сотрудник даже окажется в выигрыше.

К оформленному документу из гостиницы обязательно должен быть приложен и кассовый чек - иначе он не может служить подтверждением проживания, и соответственно, компенсации не будет.